Kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào?
Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện ở trong văn phòng
Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện:
- Mục đích của sự kiện là gì?
- Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
- Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
- Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.
- Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
- Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
- Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Và phải luôn kiểm tra nơi tổ chức sự kiện trước khi diễn ra, sự kiện càng quan trọng thì càng phải kiểm tra chặt chẽ hơn và phải luôn có người có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.
Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.
Lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng
Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu để kiểm tra lại các chương trình đã chuẩn bị lần cuối và sắp xếp lại nếu có sự thay đổi.
Phải mời bằng văn bản, trong đó bao gồm:
- Tên của sự kiện.
- Mục đích.
- Ngày và thời gian
- Địa điểm
- Số lượng đại biểu dự kiến tham gia.
- Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai.
Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện
- Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.
- Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.
- Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của quan chức khi tham dự.
- Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.
- Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công chúng.
Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện:
- Mục đích của sự kiện là gì?
- Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
- Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
- Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.
- Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
- Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
- Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Và phải luôn kiểm tra nơi tổ chức sự kiện trước khi diễn ra, sự kiện càng quan trọng thì càng phải kiểm tra chặt chẽ hơn và phải luôn có người có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.
Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên. Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.
Lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng
Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu để kiểm tra lại các chương trình đã chuẩn bị lần cuối và sắp xếp lại nếu có sự thay đổi.
Phải mời bằng văn bản, trong đó bao gồm:
- Tên của sự kiện.
- Mục đích.
- Ngày và thời gian
- Địa điểm
- Số lượng đại biểu dự kiến tham gia.
- Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai.
Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện
- Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.
- Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.
- Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của quan chức khi tham dự.
- Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.
- Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công chúng.
