1. Hoạch định: Đây là công đoạn đầu tiên và tối quan trọng, nó quyết định rất lớn sự thành công của một hội thảo.
Cần phải xác định, tiên liệu đầy đủ các yếu tố liên quan như chủ đề, cách thức, mục tiêu của hội thảo, thành phần tham dự, địa điểm, thời gian, lịch trình, tiến độ thực hiện, ngân sách, nhân sự, công tác hậu cần… nó sẽ là chỉ số kiểm chứng giúp ban tổ chức sự kiện đánh giá mức độ thành công của hội thảo sau này.

2. Trong khi thực hiện: Giai đoạn này bao gồm các bước như thông báo tổ chức sự kiện, công tác hậu cần, thực hiện lịch trình của buổi hội thảo.
- Thông báo sự kiện: Tùy theo tính chất của hội thảo - dành cho cộng đồng hay nhóm lợi ích; thu phí hay không thu phí… - mà hình thức, quy mô, cùng mức độ thông báo có thể khác nhau.
- Triển khai công tác hậu cần: Công tác này liên quan nhiều đến việc chuẩn bị cơ sở vật chất và dịch vụ phục vụ hội thảo. Tùy theo đặc thù của từng hội thảo mà danh mục công tác hậu cần có thể gia giảm sao cho đảm bảo sự thành công của hội thảo.
- Thực hiện lịch trình hội thảo: Đây là công tác liên quan trực tiếp đến việc hội và thảo, bao gồm:
+ Tầm soát: Người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức sự kiện phải có danh mục các công việc cần kiểm tra và, trước khi bắt đầu hội thảo, phải tầm soát nhanh các danh mục đó để đảm bảo tính hoàn thiện của tổ chức sự kiện.
+ Điều hành hội thảo: Là một trong những công tác quan trọng nhất nhằm đảm bảo sự thành công của một hội thảo bao gồm đảm bảo về mặt thời gian, hình thức thảo luận phù hợp, sự liên quan đến chủ đề hội thảo và đảm bảo việc hướng đến mục tiêu hội thảo của các phiên thảo luận.
Vai trò của người điều hành là rất cần thiết để đảm bảo chương trình hội thảo không bị phá vỡ. Còn khi nói đến việc đảm bảo hình thức thảo luận phù hợp, thực ra, hình thức thảo luận trong hội thảo phải được xác định rõ ràng ngay từ khi lập kế hoạch. Tính linh hoạt, uyển chuyển của người điều hành là rất cần thiết nhằm đưa ra hình thức thảo luận phù hợp nhất và phát huy tối đa sự đóng góp của những người tham dự.
Cuối cùng là phần kết luận các ý kiến của vị đại diện chủ tọa đoàn mà hoàn toàn không có các động tác như chia nhóm thảo luận theo chuyên đề, trình bày kết quả thảo luận nhóm, hỏi - đáp, tổng kết các đề xuất, thành lập nhóm hành động, phân công các hoạt động sau hội thảo.
+ Sao lưu diễn biến hội thảo: Đây là kỹ thuật nhằm trực quan hóa và sao lưu lại những kết quả bàn bạc, đóng góp của những người tham dự. Tất cả những tài liệu này sẽ giúp ban tổ chức trong việc đánh giá, báo cáo sau hội thảo.
+ Tóm tắt kết quả: Kỹ thuật này thường được sử dụng trong phần cuối cùng của chương trình. Phần này, người điều hành sẽ tóm tắt những kết quả đã đạt được thông qua thảo luận, đóng góp ý kiến từ phía đại biểu tham dự. Nếu phải thành lập nhóm (tổ) công tác cho các hoạt động sau hội thảo thì người điều hành cũng nên thông báo và thành lập nhóm trước khi kết thúc hội thảo.

3. Sau khi thực hiện: Công đoạn này bao gồm hai bước cơ bản:
- Tổng kết - đánh giá - báo cáo: Dựa trên tất cả những tài liệu sao lưu diễn biến hội thảo như đã trình bày ở trên, ban tổ chức sự kiện phải làm công tác báo cáo, trong đó tổng kết lại tất cả ý kiến, đề xuất liên quan đến chủ đề hội thảo và đánh giá mức độ thành công của hội thảo dựa trên các mục tiêu đã đặt ra trong phần hoạch định hội thảo. Báo cáo này phải được gửi đi cho các cá nhân, tổ chức có liên quan để thực hiện.
- Theo dõi - thực hiện: trong bản báo cáo phải bao gồm nội dung về phần việc sẽ được thực hiện tiếp theo. Trong đó, thông tin về nội dung công việc cần phải thực hiện, ai thực hiện, khi nào, ở đâu, thời gian hoàn thành, kinh phí… phải được đề cập rõ ràng, chính xác. Dựa vào kết quả đó, người điều phối hoạt động sẽ điều hành và giám sát tiến độ thực hiện các công việc sau hội thảo.

Làm được những việc như vậy thì hội thảo mới thực sự phát huy công năng toàn vẹn của nó, đảm bảo được tính dân chủ trong khâu đưa ra quyết định, đồng thới tối ưu hóa được sự đóng góp của nhóm lợi ích có liên quan đến vấn đề cần được giải quyết.