Lối vào, ra ngoài của người tàn tật: Hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng công cộng và các khu dịch vụ nào xe lăn có thể đi được. Cần kiểm tra kỹ các vị trí đó. Cần làm việc với khách sạn để bố trí phòng cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng của phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp khách tàn tật khi họ yêu cầu.

Nhân viên bảo vệ: Bất kỳ khi nào và ở đâu có thể, nên có những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có sẵn hãy nhờ cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện. Tình nguyện viên không đảm nhận được công việc này. Các nhân viên bảo vệ được đào tạo chuyên nghiệp để giải quyết những tình huống khó khăn gây cấn.

Hệ thống các tín hiệu trợ giúp: Cần có hệ thống các tín hiệu trợ giúp định hướng bao gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn ra sự kiện: phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc, phòng gửi áo khoác ngoài, phòng vệ sinh, v.v… Các ký hiệu chỉ dẫn đường đi lối lại, khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp khách tham dự tự giác thực hiện, đưa hoạt động sự kiện vào nề nếp ngay từ đầu, trách sự rối bận của Nhà tổ chức và sự lúng túng của khách.

Phòng gửi áo khoác ngoài và hành lý cá nhân: Phòng này không nên quá cách xa cửa ra vào, cũng không quá gần cửa ra vào dễ dàng gây ùn tắc. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý.
- Những nhân viên phụ trách phòng gửi đồ phải được bố trí đầy đủ, phải là người vừa có kinh nghiệm vừa phải có trách nhiệm với công việc của mình. Họ phải đến trước khi sự kiện bắt đầu, đồng thời cũng là người rời sự kiện sau cùng.
- Ngoài đảm bảo an toàn tiện lợi cho khách gửi, các nhân viên còn phải bảo đảm nhận công tác vệ sinh trong phòng gửi, vệ sinh đối với các vật dụng của khách gửi như phơi khô và làm sạch áo khoác bị ướt, bị dây bùn đất.
- Những vật dụng khách quên phải được bảo vệ an toàn. Cần xem xét kỹ các nhãn hiệu, mã hiệu của vật dụng, lập danh sách và thông báo tới khách để họ tới nhận kịp thời.

Các hoạt động phô trương: Khi khách tới, để tăng thêm ấn tượng tạo sự khác biệt, tạo không khí sôi động cho sự kiện, Nhà tổ chức thường bố trí các hoạt động phô trương. Có rất nhiều hoạt động phô trương song nó phải phù hợp với tổ chức sự kiện.
- Đón tiếp nhiệt thành, hồ hởi, trang trọng
- Sắc màu rực rỡ
- Đèn chiếu, đèn quét sáng rực bầu trời
- Thả bóng, thả diều có in biểu tượng
- Âm thanh, nhạc điệu, v.v…
- Ca, múa, reo hò, v.v…
- Pháo hoa chào mừng.
Nhà tổ chức sự kiện cần có chương trình cụ thể, chi tiết kết hợp các hoạt động ở từng vị trí khác nhau tạo thành một hệ thống hỗ trợ nhau sẽ tạo nên bầu không khí sôi nổi hào hứng theo yêu cầu sự kiện đặt ra.