Các bước để tổ chức thành công sự kiện

Các việc phải làm trong tổ chức sự kiện gồm:
- Xác định mục đích của sự kiện.
- Xác định mục tiêu cần đạt được.
- Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Xác định ngân sách.
- Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình.
- Thiết lập nhóm làm việc.
 

Địa điểm:
- Tham quan các địa điểm
- Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
- Chọn địa điểm
- Khảo sát địa điểm
- Ký hợp đồng địa điểm
- Xác nhận thông tin chi tiết
- Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:
- MC: Người dẫn chương trình.
- PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
- Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

Thuyết trình:
- Chọn chủ đề cho sự kiện
- Xác định người thuyết trình
- Phác thảo bài thuyết trình
- Trang phục cho người thuyết trình
- Quà tặng cho người thuyết trình

Báo chí, các cơ quan truyền thông:
- Mời đại diện báo chí.
- Đại diện của đài truyền hình
- Phóng viên báo chí
- Phóng viên đài truyền hình
- Người quay phim, chụp hình.
- Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
- Người xử lý các tình huống phát sinh.

Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:
- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
- Brochure cho khách tham dự
- Thư mời, thư cám ơn
- Các đơn vị bảo trợ
- Báo chí
- Đài truyền hình
- Đại biểu
- Khách tham dự
- Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ...

Trang phục:
- Trang phục cho MC
- Trang phục cho PG
- Bangron cho PG

Hệ thống âm thanh:
- Máy chiếu
- Nhạc chờ
- Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
- Loa, ampli

Ánh sáng:
- Khảo sát địa điểm.
- Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh.

Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện:
- Video.
- PowerPoint
- Flash
- Thiết bị điều khiển từ xa.

Trang trí:
- Hoa trang trí tại địa điểm
- Hoa cài áo cho khách mời.
- Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
- Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
- Backdrop
- Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự)
- Biển, biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
- Bàn tiếp tân
- Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)

Quà tặng:
- Quà đơn vị tài trợ
- Quà cho đại biểu
- Quà cho khách mời trong danh sách
- Quà cho khách vãng lai

Loại quà tặng:
- Sản phẩm
- Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
- Hiện kim
- Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

Teabreak:
- Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
- Nước uống: Chọn loại nước uống.
- Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

Quay phim, chụp hình:
- Chuẩn bị máy chụp hình
- Chuẩn bị máy quay phim.

Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan:
- Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
- Sở Công Thương
- Sở Giao thông Vận tải
- Cấp cứu
- Cứu hỏa
- Công an
- Dân phòng
- Tổ chức biểu diễn
- Công ty bảo vệ
- ...

Báo cáo kết quả sự kiện:
- Số lượng khách tham dự
- Các đơn vị truyền thông
- Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
- Các chuyên mục khách hàng quan tâm
- Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
- Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
- Tác động doanh số sau sự kiện (cụ thể và lượng hóa)